E-Mail-Archivierung
rechtskonform & revisionssicher

Deutsche Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails revisionssicher aufzubewahren. Mit unserer professionellen E-Mail-Archivierung erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD automatisch – und finden jede E-Mail in Sekundenschnelle wieder.

Kostenlose Erstberatung

GoBD-konforme Archivierung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verlangen eine unveränderbare, vollständige und nachvollziehbare Archivierung geschäftlicher E-Mails. Unsere Lösung archiviert jede ein- und ausgehende E-Mail automatisch und manipulationssicher – ganz ohne manuellen Aufwand für Ihre Mitarbeiter. So sind Sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit auf der sicheren Seite.

Blitzschnelle Volltextsuche

Wer kennt es nicht: Eine wichtige E-Mail von vor drei Jahren wird dringend gebraucht – aber niemand findet sie. Unsere Archivierungslösung indiziert alle E-Mails inklusive Anhänge und ermöglicht eine sekundenschnelle Volltextsuche über den gesamten Bestand. Filtern Sie nach Absender, Empfänger, Datum, Betreff oder beliebigen Stichwörtern – und haben Sie die gewünschte E-Mail sofort zur Hand.

Revisionssichere Ablage

Revisionssicherheit bedeutet, dass archivierte E-Mails nachträglich weder verändert noch gelöscht werden können – ein zentrales Kriterium für die steuerrechtliche Compliance. Unsere Lösung nutzt kryptografische Verfahren, um die Integrität jeder archivierten Nachricht dauerhaft sicherzustellen. Jede Änderung am Archiv wird protokolliert, sodass eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten

Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bzw. 10 Jahren – je nach Inhalt und steuerlicher Relevanz. Handels- und Geschäftsbriefe müssen mindestens 6 Jahre, steuerlich relevante E-Mails sogar 10 Jahre aufbewahrt werden.

Unsere Archivierungslösung verwaltet diese Fristen vollautomatisch. Sie definieren die Aufbewahrungsregeln, und das System stellt sicher, dass keine E-Mail vorzeitig gelöscht wird – aber auch nicht länger als nötig gespeichert bleibt, um die DSGVO-Vorgaben zur Datensparsamkeit zu erfüllen.

Gesetzliche Anforderungen

GoBD: Unveränderbare, vollständige Archivierung

HGB §257: 6 Jahre für Handelsbriefe

AO §147: 10 Jahre für steuerrelevante E-Mails

DSGVO: Datensparsamkeit und Löschkonzepte

Revisionssicherheit durch kryptografische Integrität

Entlastung Ihrer E-Mail-Server

Überquellende Postfächer verlangsamen Ihren E-Mail-Server und verursachen steigende Speicherkosten. Durch die automatische Archivierung werden E-Mails nach definierten Regeln aus den aktiven Postfächern in das Archiv überführt. Ihre Mitarbeiter behalten den Zugriff über eine nahtlose Integration – aber Ihr Server wird entlastet und läuft wieder performant. Das reduziert auch den Bedarf an teurem Primärspeicher.

Nahtlose Integration

Unsere Archivierungslösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur – ob Microsoft 365, Exchange, Google Workspace oder andere Systeme. Die Archivierung erfolgt im Hintergrund, ohne den gewohnten Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiter zu verändern. Archivierte E-Mails sind direkt aus dem gewohnten E-Mail-Client zugänglich, sodass niemand zwischen verschiedenen Systemen wechseln muss.

Für wen ist diese Lösung?

Unternehmen ab 5 Mitarbeitern, die geschäftliche E-Mails rechtskonform archivieren müssen

Branchen mit strengen Aufbewahrungspflichten: Finanzen, Recht, Gesundheitswesen, Steuerberatung

Firmen, die sich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten oder bereits GoBD-Anforderungen erfüllen müssen

Unternehmen mit wachsendem E-Mail-Volumen und überlasteten Postfächern

KMU ohne eigene IT-Abteilung, die eine automatisierte und wartungsarme Lösung suchen

Nicht das Richtige für Sie?

Privatpersonen – für private E-Mails gelten keine gesetzlichen Archivierungspflichten

Unternehmen ohne geschäftliche E-Mail-Kommunikation, die ausschließlich über Messenger oder Telefon arbeiten

Großkonzerne mit eigenem Compliance-Team und bestehender Enterprise-Archivierungslösung

Häufig gestellte Fragen

Was genau fordert die GoBD bei der E-Mail-Archivierung?

Die GoBD verlangt, dass alle steuerlich relevanten E-Mails vollständig, unveränderbar, ordnungsgemäß und zeitnah archiviert werden. Das bedeutet: Jede geschäftliche E-Mail muss im Originalformat (inklusive Anhänge und Metadaten) gespeichert werden. Nachträgliche Änderungen oder Löschungen müssen technisch ausgeschlossen oder zumindest lückenlos protokolliert sein. Zudem muss das Archiv innerhalb angemessener Zeit durchsuchbar sein, damit bei einer Betriebsprüfung schnell auf angeforderte Unterlagen zugegriffen werden kann. Unsere Lösung erfüllt all diese Anforderungen automatisch.

Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Inhalt der E-Mails. Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen) müssen gemäß §257 HGB mindestens 6 Jahre archiviert werden. E-Mails mit steuerlicher Relevanz – also Rechnungen, Buchungsbelege oder Vertragsunterlagen – unterliegen nach §147 AO einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail gesendet oder empfangen wurde. Unsere Lösung verwaltet diese Fristen automatisch und löscht E-Mails erst nach Ablauf.

Wie funktioniert die Volltextsuche im Archiv?

Bei der Archivierung wird jede E-Mail inklusive aller Anhänge (PDFs, Office-Dokumente, Bilder mit OCR-Texterkennung) indiziert. Über die Suchoberfläche können Sie anschließend nach beliebigen Stichwörtern suchen und die Ergebnisse nach Absender, Empfänger, Datum, Betreff oder Anhang filtern. Die Suche liefert in der Regel innerhalb weniger Sekunden Ergebnisse – selbst bei einem Archiv mit mehreren Millionen E-Mails. So finden Sie auch Jahre alte Korrespondenz schnell und zuverlässig wieder.

Können bestehende E-Mails nachträglich ins Archiv migriert werden?

Ja, eine nachträgliche Migration ist problemlos möglich. Wir importieren Ihren gesamten bestehenden E-Mail-Bestand in das Archiv – aus PST-Dateien, vorhandenen Exchange-Postfächern, IMAP-Konten oder anderen Quellen. Die Originalzeitstempel und Metadaten bleiben dabei vollständig erhalten. Nach der Migration steht der gesamte historische E-Mail-Bestand über die Volltextsuche zur Verfügung. Die Migration erfolgt im Hintergrund und beeinträchtigt Ihren laufenden E-Mail-Betrieb nicht.

Wie viel Speicherplatz wird für die Archivierung benötigt?

Der Speicherbedarf hängt vom E-Mail-Volumen Ihres Unternehmens ab. Als Richtwert: Ein durchschnittliches KMU mit 20 Mitarbeitern erzeugt etwa 5–15 GB an E-Mails pro Jahr. Durch integrierte Deduplizierung und Komprimierung reduziert unsere Lösung den tatsächlichen Speicherbedarf deutlich – oft um 50 % oder mehr. Bei einer Cloud-basierten Archivierung wächst der Speicher automatisch mit Ihrem Bedarf, sodass Sie sich keine Sorgen um Kapazitätsgrenzen machen müssen. Im Rahmen der Erstberatung analysieren wir Ihr aktuelles Volumen und planen den Speicherbedarf realistisch ein.

E-Mail-Archivierung rechtskonform umsetzen

Lassen Sie sich beraten, wie Sie Ihre E-Mail-Archivierung GoBD-konform aufsetzen – bevor der Betriebsprüfer kommt.

Jetzt anfragen +49 341 236899565

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